Как правильно оформить командировку сотруднику.
Командировки: все по-новому. Как правильно оформить командировку сотруднику.
В течение 2015 года набор обязательных документов, связанных с командировкой, менялся дважды. Сначала 8 января, потом 8 августа. Все изменения благоприятны для бухгалтера, так как значительно упрощают документооборот. Но запутаться не мудрено. Чтобы четко понимать, какие документы по командировкам сейчас оформлять не обязательно, а какие по-прежнему нужны, посмотрите эту спецподборку.
Что менялось в течение года
Изменение № 1. Командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о командировках оформлять больше не нужно
Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.
Изменение № 2. Если сотрудник едет в командировку на автомобиле, то обязательно оформлять служебную записку.
Отныне если сотрудник едет в командировку на автомобиле, то фактический срок пребывания в месте назначения нужно зафиксировать в служебной записке. С 8 января такое правило ввели для личного автотранспорта, а с 8 августа для служебного и арендованного тоже.
Служебную записку командированный должен предоставить, вернувшись из поездки, вместе с остальными оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.
Изменение № 3. Журнал учета командированных сотрудников теперь вести не обязательно.
Журнал отменили с 8 августа. Правда, не исключено, что вам по-прежнему будет удобно вести такой регистр. Он полезен для многих целей.
Изменение № 4. Период поездки можно подтвердить документами по найму жилого помещения, а не только проездными билетами
Это изменение вступило в силу также с 8 августа. Когда же документов о найме жилья нет, сотрудник должен оформить служебную записку.
Набор обязательных документов для командировки
Когда направляете сотрудника в командировку
Приказ о направлении сотрудника в командировку. Если вы используете унифицированную форму приказа № Т-9, составьте также служебное задание,
Служебная записка ее обязательно составлять, если сотрудник едет в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.
Когда сотрудник вернулся из командировки
Авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1 или самостоятельно разработанная форма).
Документы, которые перестали быть обязательными, но могут пригодиться
1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Форма № Т-10а.
2. Командировочное удостоверение. Форма № Т-10. А вот пример произвольной формы командировочного удостоверения служебного задания и пример заполнения командировочного удостоверения.
3. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.
Все эти документы можно использовать для целей внутреннего контроля, если хотите подробнее прописывать основания для поездки и получать отчеты о ней.
Три вопроса про командировки, которые чаще всего задают ваши коллеги
В каком документе нужно зафиксировать размер суточных по командировкам?
Порядок и размер возмещения командировочных расходов, в том числе и суточных, нужно закрепить приказом руководителя или указать в коллективном (трудовом) договоре.
Нужно ли выплачивать суточные при направлении сотрудника в однодневную командировку?
Нет, при однодневной командировке по России суточные сотруднику не положены. А вот расходы, связанные с выполнением трудовой функции, сотруднику нужно возместить. При зарубежной командировке на один день суточные нужно выплатить в размере 50 процентов от норм суточных, которые указаны в коллективном договоре или локальном нормативном акте для зарубежных командировок.
Какими документами оформить поездку в командировку на автомобиле?
Если сотрудник ездил в командировку на личном автомобиле, то расходы на проезд нужно подтвердить первичными документами: чеками, талонами на бензин, слипами и т. п. Их нужно приложить к авансовому отчету. Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы.
Источник Система Главбух
