+7 (812) 244-49-67

Новости

Что делать, если документы компании утрачены (например, в результате пожара)

27.04.2017

Даже после утраты всех документов компания может продолжить работу, однако о факте утраты надо поставить в известность налоговиков

Вопрос

Что делать, если документы компании утрачены например, в результате пожара?

Ответ

Даже после утраты всех документов компания может продолжить работу. Однако это чревато множеством проблем, прежде всего налоговых: утрата документов одно из негласных оснований для назначения выездной налоговой проверки. Независимо от причины утраты (пожар, наводнение, кража, потеря) мы рекомендуем примерно один и тот же алгоритм действий.

1. Получить официальное подтверждение факта утраты. При пожаре или наводнении справку МЧС РФ, при краже справку из отделения милиции, при затоплении акт, подписанный собственником помещения, и справку из ремонтно-эксплуатационного управления.

2. Издать приказ (2) о назначении комиссии по расследованию причин утраты. В комиссию можно включить представителей милиции и пожарного надзора. Составленный ею акт утверждается Генеральным Директором. Параллельно следует провести инвентаризацию (3) и опись утраченных документов. Акт инвентаризации и опись нужно приложить к акту, представленному комиссией.

3. Письменно уведомить свою налоговую инспекцию о происшествии. К письму следует приложить справки о факте утраты и акт, составленный комиссией.

4. Восстановить документы. Этим стоит заняться после совершения перечисленных обязательных действий. Прежде всего нужно направить во все банки, обслуживающие компанию, запросы о предоставлении выписок по счетам и копий платежных документов. Когда придет проверка, копии позволят отчитаться о движении денежных средств компании (например, поступлении сумм от контрагентов, выплате вознаграждений работникам). По выпискам нужно составить перечень партнеров, с которыми работала компания, каждому из них надо отправить официальное письмо с просьбой предоставить копии первичных документов договоров, товарных накладных, счетов-фактур, актов. Если адрес контрагента неизвестен (например, сделка была разовой и сведения не сохранились), информацию об организации можно получить, запросив выписку из ЕГРЮЛа.

Для получения копий учредительных документов следует обратиться в налоговую службу (порядок описан в постановлении Правительства РФ от 19.06.2002 № 438). Эта услуга платная.

Внутренние документы компании придется восстанавливать по памяти. Можно использовать сохранившиеся в электронном виде регистры бухгалтерского учета.

Чем грозит невосстановление документов. Если первичные документы, подтверждающие расходы, отсутствуют, нужно будет увеличить на соответствующую сумму базу по налогу на прибыль. Аналогичным образом придется поступить в отношении НДС (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.05.2009 по делу № А82-12072/2008-20, письмо ФНС РФ от 21.03.2007 № ММ-6-03/220@). Компания должна будет произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, штрафы, пени и подать уточненную декларацию.

Кроме того, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухучета само по себе нарушение правил учета доходов и расходов, караемое штрафом 515 тыс. руб. либо в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ). А если отсутствие документов повлекло неполную уплату или занижение налоговой базы, придется заплатить штраф в размере 2040% от неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). В случае же, когда утрата документов привела к искажению сумм налогов или строки бухгалтерской отчетности более чем на 10%, Генеральному Директору или главному бухгалтеру грозит штраф в сумме 23 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Если Вы не можете предоставить требуемые документы при проведении налоговой проверки, инспекторы начислят штраф 50 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Также Вам грозит административная ответственность штраф в размере 300500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).

Аргументы в защиту компании в споре с налоговиками. Вы имеете право, ссылаясь на форс-мажорные обстоятельства, попросить об отсрочке уплаты налогов на период до трех лет (ст. 64 НК РФ). Для этого надо подать заявления в Минфин России (относительно федеральных налогов) и финансовое управление Вашего субъекта РФ (относительно региональных). К заявлению приложите документ, в котором подтверждается ущерб (например, справку пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации). В течение месяца Вам либо предоставят отсрочку или рассрочку, либо откажут в этом.

В споре в налоговиками ссылайтесь на отсутствие вины. Согласно статье 111 НК РФ, совершение правонарушения вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств исключает вину. Если дело дошло до суда, доказывайте, что сделали все для восстановления документов. Аргументами будут копии запросов в банк и контрагентам. Шансы выиграть дело вырастут, если Вы докажете, что не нарушали правил хранения документов (то есть хранили4 первичные документы, учетные регистры, отчеты и балансы в специальных помещениях и шкафах, а бланки строгой отчетности в сейфах). Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.04.2005 № А19-15661/04-40-Ф02-1659/05-С1 суд принял сторону компании, так как налоговики не смогли доказать несоблюдение требований, касающихся хранения документов. В целом большинство судов при рассмотрении дел о нарушении закона из-за утраты документов не находят вины предприятия и решают дело в пользу компании (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.01.2006 № А19-1837/05-24-Ф02-6841/05-С1, ФАС Западно-Сибирского округа от 22.08.2005 № Ф04-5321/2005(14045-А27-15)).

Алгоритм действий приведен с учетом рекомендаций, указанных в письме Управления МНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411.

Сноска 2

См. пункт 6.8 положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 за № 105.

Сноска 3

См. пункт 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете. Порядок проведения инвентаризации установлен методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Сноска 4

См. положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 за № 105

Источник — журнал Генеральный директор

Архив новостей

С вами свяжется наш консультант

СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ

×
Яндекс.Метрика